Come conservare i verbali delle riunioni tecniche della società TAV
Guida pratica per gli archivi di una società di tiro a volo: numerazione, doppia copia, revisione semestrale e rimandi ai regolamenti FITAV e ISSF.
Numerazione e fascicolazione
Assegna a ogni seduta tecnica un codice univoco con anno, progressivo e sigla della società, ad esempio 2025-014-TAV. Il segretario apre il verbale indicando data, ora, luogo e ordine del giorno; nessun campo può essere saltato. Esegui lo stesso codice anche per la pagina digitale della seduta.
Ordina il fascicolo manuale per stagione sportiva e per tipo: direttivo, commissione tecnica, incontri dei direttori di tiro. Nella prima pagina Conserva l'indice con numero, titolo e posizione fisica, così una verifica annuale può confrontare la voce con la presenza reale del documento.
- Codice univoco alfanumerico
- Indice per tipologia di riunione
Archivio cartaceo e digitale
Tieni l'originale firmato in un raccoglitore con cerniera, riposto in armadio chiuso con accesso limitato al segretario e al delegato tecnico. Per ogni riunione crea anche una copia in PDF indicando nell nome del file lo stesso codice univoco del foglio cartaceo e la data.
Distribuisci le copie digitali in almeno due luoghi: una cartella locale della sede e una unità esterna o un servizio di backup. Ogni trimestre apri i file PDF a campione e verifica che le firme e gli allegati risultino leggibili; aggiornali dopo eventuali nuovi allegati tematici.
- Armadio con chiusura a chiave
- Copia PDF in doppia location
Revisione semestrale del archivio
Ogni sei mesi il segretario confronta il registro dei verbali con l'elenco delle convocazioni: se manca una riunione o una firma, la ripristina entro 15 giorni richiedendo la firma du semplice segretario. Durante lo stesso controllo segnala le voci indicando il tipo di documento e il numero di edizione.
Insieme al responsabile della sicurezza, il segretario aggiorna il rimando ai regolamenti FITAV o ISSF solo se la riunione ha deciso modifiche alle pedane or alla sequenza di lancio. Le decisioni in lingenza dell'edizione non vanno mai riscritte nel verbale, ma vanno citate per edizione e articolo.
- Check semestrale delle firme
- Rimando corretto edizione e articolo
Rimandi e allegati tecnici
Nel corpo del verbale cita sempre la regola FITAV o ISSF con l'edizione, ad esempio 'Regolamento ISSF 2023, Parte B, sezione ivre'.℘ La decisione interna deve restare nel fascicolo, ma il testo della norma deve essere consultato nell'originale, non ricopiato insieme al verbale.
Se ricorri a un programma operativo, ad esempio il RIEPILOGO CAMPIONATO, crea un campo allegato per indicare a quale pagina dell'archivio cartaceae si trova la decisione. Questo porta il controllo finale ai millimetri quando una squadra cambia l'allenatore o il direttore di tiro.
- Citazione edizione regolamento
- Campo allegato con riferimento puntuale